Manager en mode projet

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L’entreprise aujourd’hui est constamment obligé de relever les défis proposés par les innovations technologiques, l’application de nouveaux produits, les menaces concurrentielles, les contraintes de rentabilité ou l’évolution des comportements des consommateurs.  Désormais, nous sommes tous, quel que soit l’emploi que nous occupons, un acteur projet potentiel ou même un chef de projet.

Les projets peuvent être qualifiés de transverses, car ils impliquent simultanément plusieurs métiers, plusieurs directions et plusieurs services de l’entreprise, voire des partenaires sous-traitants de certaines activités.

Dans ce type de situation, le chef de projet ne peux maîtriser l’ensemble des domaines. Son rôle n’est surtout pas de se poser en expert. Un tel comportement serait source de conflit Il doit coordonner une équipe hétérogène, tout en restant exigeant sur le résultat à atteindre et suffisamment souple pour assurer une réel coopération

Et pourtant la plupart des études sur les projets en entreprise suggèrent un niveau de satisfaction plutôt bas les acteurs concernés quant aux résultats.  Les causes d’échec les plus couramment citées sont les suivants :

  • Un problème de gouvernance : l’impossibilité de décider et d’arbitrer à un moment du projet
  • Un sponsoring insuffisant au plus haut niveau de l’entreprise
  • Une absence de vision capable de mobiliser les énergies
  • Un manque de ressources, que ce soit en termes de quantités ou de qualités
  • Le déséquilibre entre délai, budget et contenu
  • La non-anticipation des risques

Qu’est ce qu’un projet ?

Un projet est un ensemble unique de processus, constitués d’activités coordonnées et maîtrisées, ayant des dates de début et de fin et entreprises pour atteindre les objectifs de projets. La réalisation des objectifs du projet requiert la fourniture de livrables conforme à des exigences spécifiques. Un projet est donc temporaire avec un début et une fin. C’est une démarche focalisée sur un objectif, un résultat à atteindre, avec des contraintes en termes de temps, de ressources et de budget

Le cycle de vie d’un projet 

Un projet est découpé en quatre phases composées chacune d’activités et de livrables spécifiques

  1. Cadrage
  2. Préparation et lancement
  3. Déroulement (conception, réalisation et déploiement)
  4. Clôture

Dans un projet classique, les activités de conception et de réalisation sont par nature séquentielle. Les marges de main oeuvre importantes initialement, se réduisent rapidement. Ce paradoxe a conduit à faire évoluer les méthodes de management des projets. Le développement des méthodes « Agile« . Ici les activités de conception et de réalisation sont parallélisées. Plusieurs itérations sont effectuées pour couvrir l’ensemble du périmètre fonctionnel

La gouvernance et la structuration du projet 

La gouvernance du projet  et sa structuration dépendent de sa complexité. Un projet est complexe quand :

  • Les acteurs en jeu sont nombreux et ont souvent des attentes divergentes et des niveaux d’intervention différentes. C’est le cas des projets transverses nécessitant nécessitant la mobilisation de plusieurs directions de l’entreprise
  • Un environnement changeant peut déstabiliser tous les acteurs. S’adapter à cet environnement impose de raccourcir le cycle conception-réalisation-déploiement en parallélisant les travaux, ce qui ajoute de l’incertitude. C’est le cas des projets mettant en mouvement plusieurs métiers de l’entreprise

Dans le cadre de ces projets complexes, qui peuvent être pluriannuels, la notion de programme sera employée. L’idée consiste à définir plusieurs projets plus simples à piloter qui concourent à un objectif commun.

Pour réussir un projet, il est capital de prendre en compte l’ensemble de l’environnement interne et externe. Le rôle de chaque acteur impliqué doit être clairement défini dès le début et dépend de la structure de projet et de son pilotage.

La gouvernance du projet s’appuie sue deux piliers :

  • le comité de pilotage : est le garant des objectifs du projet
    • il décide des options majeurs
    • il valide les orientations proposées par les équipes de travail
    • il prend le recul sur les sujets stratégiques
    • il suit l’avancement des travaux ainsi que les résultats obtenus
    • il veille à la bonne allocation et aux suivis des ressources humaines et budgétaires
    • il travaille sur les questions clés à trancher
  • l’équipe projet : est en charge de la mise en oeuvre de l’ensemble des chantiers. Piloté par chef de projet, le rôle de cette équipe consiste à « faire et faire faire » et surtout à rendre compte au comité de pilotage des avancées, des difficultés ou des points de blocage rencontrés

Un projet s’inscrit dans un cadre dont les axes sont le périmètre fonctionnel, le délai, les coûts et la qualité. Pour respecter un de ses axes, la solution consiste à jouer sur les trois autres. L’équipe projet et le chef de projet seront garants du triptyque qualité-délai-coût. Le périmètre fonctionnel, qui impacte directement les objectifs du projet, relève de l’autorité du comité de pilotage

Le rôle clé du chef de projet

Quel que soit le projet, le chef de projet ne doit jamais perdre de vue ses objectifs. Celui-ci est au cœur d’un système de contraintes créées par les attentes des autres acteurs :

  • le directeur de projet souhaitera être informé sur l’avancement, éviter les problèmes et garantir la satisfaction du client
  • le client sera désireux de voir le résultat final, de connaitre l’impact sur son équipe, les besoin de formation et les échéances, surtout si le projet impacte directement son activité
  • afin de garder la motivation dans la durée, l’équipe projet, préoccupée par le sujets à traiter et les délais de production à respecter, aura besoin d’être soutenue, valorisée et mise en situation de progresser

La disponibilité et l’exemplarité du chef de projet sont des points clés pour gagner et maintenir sa légitimité. Il lui faut déléguer ou externaliser une partie de ses activités afin de consacrer au moins 20% de son temps à une prise de recul nécessaire, en conservant ainsi sa capacité à piloter et à anticiper. Il a la responsabilité de répartir au mieux les travaux en fonction des compétences, des expériences et des souhaits de développement de l’équipe. Il facilite la communication et le partage des informations, protège son équipe et sait dire « non » à toute exigence contre-productive du comité de pilotage ou du client

Référence : Manager au quotidien